Despesas Domésticas - como administrar, controlar, reduzir

Charbel Atalla Antonio


Se você quer implantar um sistema efetivo, consistente, prático, e principalmente que seja um sistema adequado para você, vale a pena investir um pouco de tempo. Lendo, conhecendo as "ferramentas", analisando, vendo exemplos.
Neste artigo você tem material suficiente para isso.
Aí sim, você mesmo, rapidamente poderá montar e começar a “operar” o seu sistema de controle. De forma simples, prática. Depois, se você quiser incrementar, aperfeiçoar, terá toda condição para isso.

A primeira coisa importante sobre esse assunto é entender e esclarecer o que exatamente pretendemos.
Saber como reduzir despesas? Gastar menos? Será que é isso mesmo?

No meu entendimento, o objetivo real é o seguinte:
Saber, com razoável clareza e confiança, o quanto de “dinheiro” pode nos faltar ou sobrar, para assim, com razoável clareza e tranqüilidade, podermos planejar o que fazer.
Queremos “por o pé no chão”. Ter “firmeza” para tomar decisões, estabelecer metas, fazer planos. E realizá-los – com sucesso!
(se você discorda, por favor, antes de sair da página, deixe seu comentário; com certeza será interessante para os próximos leitores, e pra mim também)

A essa altura confesso que não gostei do título que eu mesmo coloquei neste artigo. Mas o mantive e não alterei porque ele é exatamente o que a maioria de nós, inclusive eu, pensa quando começa se “preocupar” com o assunto.
Para mudar, eu o mudaria para Planejamento e Controle Financeiro Doméstico.

E ainda mais uma coisa, antes da gente começar a falar em controles. Controlar não é uma atividade “produtiva” em si. Ela só vale a pena quando existe a perspectiva de ações de correção, de melhoria. Na minha opinião: Se você já está ganhando o máximo que pode, e não sobra nada, mesmo gastando o mínimo possível, então você vai aplicar muito melhor o seu tempo na busca de alternativas mais "radicais" do que fazendo qualquer controle do que está gastando. A menos que não tenha certeza de estar gastando realmente o mínimo necessário. Ou que tenha algum outro motivo especial para precisar ou querer apurar os “detalhes”.

Vamos então ao que interessa.

Para o caso geral – coerente com o “objetivo” definido acima – o que devemos e podemos fazer é montar e utilizar um sistema de registro e controle de receitas e despesas, previstas e realizadas. Que nos mostre, num nível de detalhe adequado, os totais de cada “conta” que desejamos controlar.


Deve-se ter em mente que um sistema desses será tão mais “eficaz” quanto mais detalhes tiver. E, infelizmente, na mesma proporção, também mais “trabalhoso”.
Deve-se procurar o “equilíbrio” – um nível de detalhamento que seja prático. Você terá que registrar cada despesa ou receita no nível de detalhe que decidir controlar. Fazer uma lista maior do que você terá tempo ou disposição para “operar” será pura perda de tempo.
Você poderá mudar o nível de detalhe posteriormente, agrupando ou subdividindo como achar melhor. Mas atenção: mudanças não terão efeito “retroativo” no histórico já construído, pelo menos sem um trabalho geralmente considerável. Você provavelmente perderá parte do que já tiver feito. Então procure “ajustar” o nível de detalhe o melhor possível desde o começo – evite, minimize possíveis mudanças. O ideal é fazer uma relação “estruturada”, já compreendendo todos os possíveis “agrupamentos” das “sub-contas”, e estas já detalhadas até o nível máximo pretendido.

Na parte “conceitual”, um último aspecto importante: é preciso saber a “periodicidade” correspondente ao nível de controle pretendido. O período mais usual é o mensal, mas, dependendo das circunstâncias e objetivos, pode ser também diário, semanal, quinzenal, trimestral, semestral, anual, qüinqüenal... O importante é haver coerência com as metas pretendidas.

Muito bem. O que você tem que fazer é uma lista, uma relação das suas despesas e das suas receitas. Um Plano de Contas. O seu Plano de contas!

Começar a anotá-las tão logo possível.

Começar a visualizar os valores. Estabelecer metas.

Analisar.

Tirar conclusões.

Tomar decisões.

Executar.

Conferir e ajustar onde necessário. PDCA! (leia, vale a pena)


Faça o seu Plano de Contas relacionando tudo o que deseja controlar.
Como não é tão fácil lembrar de tudo, o exemplo a seguir pode ajudar.


Exemplo / Sugestão de um “Plano de Contas”


(continuação)


Se desejar, acesse também o arquivo original (85Kb) da tabela acima, em Excel, aberto, editável.

Muito bem. Você fez seu Plano de Contas.
Preencheu com suas despesas e com suas receitas. As reais e as “previstas”.
O que você precisa agora é analisar.
Enxergar os “desvios”. As “correções” e os “ajustes” possíveis e necessários.
A melhor forma de fazer isso é colocando esses dados em gráficos. Veja alguns exemplos na figura abaixo. São só alguns. Você poderá fazer quantos quiser, todos que desejar, escolhendo o aspecto que você quiser analisar.
Se você tiver alguma dificuldade para fazer gráficos como esses, leia “Gráficos em excel - aprenda a fazer em 5 minutos”.




É isso.

Gaste algum tempo, talvez até algumas horas, e você terá um ótimo retorno.
O Seu Sistema de Controle Financeiro Doméstico estará pronto. E totalmente sob seu controle.

Só o preenchimento (que pode ser imediato) da coluna “PREVISTO” já poderá lhe dar uma visão útil para algumas tomadas de decisão...

Mas esteja consciente: você vai precisar de pelo menos um mês para ter a sua primeira planilha (mensal) preenchida com os valores da coluna ‘REAL”. No mínimo mais uns três meses para começar a ter “médias”, ver “tendências”, planejar ações...
Não dá para ser diferente.
Você terá que ter um mínimo de disciplina – persistência.
Em compensação, depois passa a ser “online”!
Não tenha dúvida. Vale a pena! Muito!


Observações:
1. A tabela do exemplo está detalhada em 5 níveis. Lembro você que a opção é sua. Você pode simplificá-la ao extremo de 1 nivel só, ou também ir ao 6, ao 7... Você também pode fazer isso isoladamente, fora do Controle Geral. Exemplo: detalhar a conta de telefone em ligações p/ celular, DDD, DDI, etc..
2. Planeje bem a implantação do seu sistema na prática. Eu sugiro você iniciar imediatamente a guardar todos comprovantes de uso do cartão de crédito, a preencher bem os canhotos de talão de cheque e a anotar na agenda ou mesmo em papeizinhos os demais pagamentos sem comprovante. Em seguida inicie e priorize a elaboração do seu “Plano de Contas”. Depois, enquanto junta mais comprovantes e vai anotando tudo, de preferência já no Excel, você pode ir preenchendo a sua tabela com os valores da coluna “PREVISTO”, montando e testando alguns gráficos.
3. Para sua previsão e conhecimento: você deverá gastar de 1 a 3 horas para montar e implantar o sistema. Depois de implantado, em torno de meia hora por semana. Além disso, só com possíveis “reuniões” – assunto não vai faltar – e o melhor será discutir e planejar o que fazer com o “saldo mensal”.
4. Assim que tiver seu Plano de Contas pronto, você pode anotar suas despesas e receitas registrando-as apenas com o número da conta.
5. Na impossibilidade ou dificuldade de ter alguns valores reais exatos, trabalhe com valores “estimados”. A influência de possíveis “imprecisões” em algumas contas normalmente não prejudica sensivelmente o resultado. Um exemplo: na compra de supermercado, como saber quanto foi para alimentação, higiene, etc.? Ou você pega a NF e a maquininha de calcular..., ou estima: 60% p/ isso, 20% p/ aquilo...
6. Em certos casos é bom esclarecer ou determinar quem será o responsável “operacional” por cada Conta. E também de cada tarefa: classificar, anotar, digitar, etc..
7. Claro que você pode fazer aplicações similares a esse Controle “Doméstico” também no seu departamento, ou na sua micro-empresa...
8. Onde citado “Excel” entenda-se “software de planilha de cálculo”. Como citado em outros artigos, existem vários, inclusive gratuitos; o Open-Office é uma boa opção.


Sugestões / Recomendações
1. Anote todo dia, ou no máximo toda semana, todas as receitas e despesas ocorridas Anote no Excel, uma após a outra, sem se preocupar em separar as “contas”; depois é só clicar em ORDENAR e usar a dica 1 (v. abaixo), ou então já usar direto a dica 2 (v. abaixo).
2. Preencha os valores da coluna PREVISTO da tabela já para 12 meses; acrescente as colunas que precisar. Assim você já considera todas as variações importantes que sabe que irão ocorrer em algumas contas. Exemplos: gasto com presentes maior em dezembro; gasto com happy-hour e alimentação no serviço zero no período de férias; receita maior na época do 13º.; gasto com jardineiro só nos meses programados, etc.. Fazendo no Excel, você preenche a 1ª. Coluna, copia e cola nas demais, e só altera onde necessário. Essa atividade até pode ajudar a programar melhor certas atividades, por exemplo, pré-definindo quando visitar o dentista, quando comprar roupas, etc..
3. Leia também: Curva ABC, Relatórios Gerenciais, Manutenção Doméstica, Matemática Financeira Básica, Matriz de Responsabilidades, Gestão à Vista, Gestão Digital na Micro e Pequena Empresa, Tomada de Decisão, Budget ou Orçamento Anual.


Dicas
1. Uma dica muito simples, mas que pode ajudar bem: no excel, para somar o valor de células adjacentes basta selecioná-las – o valor total aparece no rodapé da tela.
2. Uma fórmula, ou melhor, uma função do Excel muito útil para fazer as somas “filtradas” por categorias, é “SOMASE” (ou “SUMIF” em inglês). Veja no Help do Excel como usar; é bem fácil.
3. Preencha o valor previsto da conta “Saldo” com o valor que aparecerá antes na linha “Verificação”.



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