Gestão Digital – o que é, como e porque usar

Charbel Atalla Antonio

Muita gente continua perdendo muito tempo e dinheiro – simplesmente porque ainda não se deu conta que não é mais assim que funciona.


Com Informática ou Com Lápis na Orelha
Se nada neste artigo for novidade para você, no mínimo, com certeza você vai se lembrar de alguém que gostaria muito que também lesse.

Quem usa o computador só para textos, e-mails e Internet, ainda não conhece e não sabe usar um Excel, pode ter certeza que está perdendo muitas oportunidades, tempo e dinheiro.
Talvez não se importe – ou tenha quem faça, isso e até muito mais, por ele(a).

Excel, para quem ainda não sabe, e para efeito deste artigo, é planilha (tabela) de cálculo. Excel é uma marca, como Bic, Brahma. Da mesma forma, o Word é um processador de texto (máquina de escrever). Os dois são marcas da Microsoft. E aqui não vai nenhuma propaganda – pelo contrário – tem várias outras marcas, similares, equivalentes. Aliás, hoje tem vários desses softwares, de muito boa qualidade – gratuitos – um bom exemplo é o Open-Office.

Agora, se você não entende nada de computador, se você não pode ou não quer gastar dinheiro para comprar um, meu conselho é o seguinte: acredite que vale a pena, consiga acesso a um computador e aprenda a usar o quanto antes. A condição mínima necessária não é mais que 1 ou 2 horas por dia, durante alguns poucos dias – podendo ser até numa Lan-House. Tendo alguém por perto, disposto a lhe mostrar o básico (e onde fica a tecla F1 (help)...) – o resto vai depender mais da sua vontade do que de qualquer outra coisa.
Procure aprender logo a usar o Excel. Se estiver começando do zero, você vai precisar de umas poucas horas para saber fazer o básico – montar tabelas com cálculos de soma, multiplicação, média, etc. – e fazer gráficos. Só saber como fazer isso já será extremamente útil.
Depois você pode, mesmo sozinho (com a F1, ou com a Internet), aprender e até fazer muito mais – as possibilidades, realmente, não têm limites.

O motivo desta longa introdução é convencer que somente quem não tem a mínima condição, necessidade, conhecimento ou vontade, é que ainda não faz gestão digital – gestão com base na informática, no computador. E continua perdendo – tempo e dinheiro.


Gestão Digital – o que é
Gestão é a atividade de cuidar de alguma coisa – administrar, planejar, controlar, conduzir, definir e atingir metas.
Gestão Digital é a Gestão feita com ajuda da informática, do computador.


Gestão Digital – cultura
O planejamento é feito analisando dados. A execução gera novos dados. O controle é feito com a observação e análise dos dados. Novas decisões e ações dependem da qualidade e aproveitamento do controle – precisão, rapidez, clareza, boa comunicação.
Um bom banco (cadastro) de dados e um bom sistema de controle são as bases para poder haver boas análises e boas decisões – boa gestão.
Saber que dados interessam e obtê-los não é tão difícil. Na verdade, na maioria das vezes é muito fácil. Processar os dados é a questão, o ponto chave. Até há muito pouco tempo, 1 ou 2 décadas, isso era difícil e muito trabalhoso. – Era! – Não é mais! Hoje é muito fácil. Muito fácil mesmo! Esse é o ponto – o motivo deste artigo!
Muita gente já sabe disso. E está tirando muito proveito.
Muita também ainda não. E está ficando para trás.
O importante aqui é mudar o pensamento, a cultura – se convencer, fortemente, que a situação mudou. Antes não nos importávamos muito – nem procurávamos mais dados de interesse para controlar – porque não sentíamos isso como razoável, viável. Médias tinham que ser calculadas. Gráficos tinham que ser “construídos”. Tivemos essa cultura por muito tempo. Hoje, médias são “obtidas” e gráficos são “gerados”. Com “cliques”. Isso já está aí – pronto para usar, super-fácil, totalmente acessível. Com um potencial enorme para revelar oportunidades – de ganhos em custos, em prazos, em qualidade. O tempo todo – a melhoria contínua.
Essa “nova” condição é a informática, o computador, o Digital da nossa velha Gestão.


Gestão Digital – como fazer
1. Coleta de dados – compondo um Sistema de Controle, é a base da gestão digital. O principal é identificar bem os dados de possível interesse – fazer um bom banco de dados. De maneira geral, a quantidade pode se tornar muito grande porque “quase tudo influi em quase tudo”. Deve-se então escolher “apenas” os mais importantes, os com possibilidade de contribuir significativamente para a gestão. A preocupação, não sendo mais com o processamento de dados, passa a ser com a praticidade da coleta e registro de dados.
Deve-se ter em mente qual o foco, o escopo da gestão em questão. Pode ser uma empresa, um setor, uma atividade, uma tarefa, os clientes, os fornecedores, o estoque, a qualidade, os custos, as despesas, um contrato, uma plantação, um game, um site, um blog, etc., etc.
Exemplo de dados interessantes para a gestão das compras de uma farmácia: - para cada produto vendido ou procurado: data, dia da semana, horário, valor unitário, quantidade, motivo da venda (1,2,3..), motivo da não venda (1,2,3..), no. Nota Fiscal, cliente (nome, endereço), escolha (1ª., 2ª. ..), etc.
Exemplo de dados interessantes para a gestão de contratos de uma empresa de eventos: - para cada proposta emitida: datas (da solicitação, da proposta), cliente (nome, empresa, cargo, endereço, telefone), diretrizes iniciais (local, data, horário, tipo evento, verba, etc.), etc.
Exemplo de dados interessantes para a gestão da produção de uma fábrica de salsicha: - para cada dia de produção: horários (início e fim de cada período, partida e parada de cada máquina), quilos (matéria prima, produto acabado, retrabalho, sobras, etc.), operários, dados do processo, motivos de paradas, etc.
2. Emissão de relatórios – é o processamento dos dados coletados, apresentado em forma adequada para um bom entendimento e uma boa interpretação. É a base para as análises e tomadas de decisão da atividade de gestão. Bons relatórios devem, entre outras coisas, mostrar índices ou indicadores importantes (KPI), históricos, tendências, etc., através principalmente de tabelas, curvas abc, gráficos. Um bom relatório pode ser até um único gráfico, gerado num instante qualquer desejado. Após este, recomendo você ler também o artigo Relatórios Gerenciais – Base para Tomadas de Decisão.
Imagine quantos gráficos super-interessantes é possível fazer para a farmácia, a empresa de eventos e a salsicharia, só com os dados citados nos exemplos acima – “com cliques”!
Aprenda mais observando exemplos de gráficos prontos – em quase qualquer revista existem vários. Se você nunca fez um gráfico, experimente fazer um já. Um gráfico tipo pizza (%) das despesas pessoais (lazer, educação, moradia, saúde, etc.) é muito interessante – fazer com dados estimados, e depois conferir com o real já poderá até lhe dar boas idéias...

3. Análise e Tomada de Decisões – é a atividade da Gestão em essência. É a percepção das necessidades e oportunidades de ação, baseada na observação dos dados coletados no Controle, processados e apresentados nos Relatórios. Muitas tomadas de decisão podem ser facilmente identificáveis – por exemplo: aumentar a produção de um produto que só não está vendendo uma quantidade 30% maior por falta de estoque. Muitas também podem requerer a avaliação de alternativas – por exemplo: onde investir o lucro mensal previsível para os próximos 3 meses. Para casos como esse, recomendo você ler também o artigo Tomada de Decisão – um método simples e prático.
Planejamentos e Planos de Ação completam esta etapa.

4. Ação – aqui, um único comentário: Planejamento sem ação é ilusão! – Mão na massa!

>> Repetição do processo, num estágio acima: ...Coleta de dados, Emissão de relatórios... Mantenha a “roda girando” – o ciclo do PDCA – a Melhoria Contínua.


Resumo

Porque fazer Gestão Digital? Porque é muito fácil e dá muito retorno – rápido. Porque hoje, nos negócios, isso é vital.

Como fazer Gestão Digital? Com consciência, conhecimento e visão. Com computador, informática. Com mínimo custo. Simples. Rápido. Começando fazer – já!

A Gestão Digital, também chamada (inadequada ou mesmo erroneamente) de informatização ou automação, comercial ou industrial, é extremamente útil - indispensável na minha opinião - em muitos ramos: farmácias, lojas de calçados, lojas de roupas, bazares, papelarias, quitandas ou feiras-limpas, açougues, pequenos mercados, padarias, lanchonetes, fornecedores de serviços como serralherias, marcenarias, pintores, pedreiros, professores, dentistas, médicos, advogados, engenheiros, pequenas indústrias ou produções de roupas, salgadinhos, refeições, produtos de limpeza, confecções, restaurantes, e muitos outros.


Recomendação / Sugestão
Não espere para começar. Use parte do tempo ocioso, seu ou dos seus empregados ou subordinados, para coletar dados. Como se fosse um passa-tempo. Mesmo sem saber bem como irá usá-los. Simplesmente comece.
Você verá novas idéias começarem a surgir imediatamente.

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