Relatório Gerencial – como fazer, exemplo

Charbel Atalla Antonio


Definição
Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos - contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão.
Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial.



Como fazer um bom Relatório Gerencial

Um bom Relatório Gerencial é o que apresenta, na forma mais objetiva possível, o que dele se espera.
A figura acima é um exemplo de um bom Relatório Gerencial. Ele informa, no momento certo, tudo o que precisamos saber sobre o carregamento de um arquivo. Nos permite decidir sobre continuar ou não a atividade, e o que fazer durante o tempo restante.

Para o caso mais geral, observe o que segue:

1. Prazo – Jamais esqueça que de nada vai adiantar um relatório, por mais trabalho que tenha dado e por melhor que possa parecer, se for apresentado fora do prazo adequado.
2. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso.
3. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto, tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. Mas podem existir muitos outros, mais ou menos específicos. Descrever ou relacionar os objetivos, apresentando-os ou não no próprio relatório, pode ajudar bastante.
4. Conteúdo - Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. Geralmente elas abrangem três aspectos principais - custos, prazos e qualidade. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade - em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta, e quais os valores de meses anteriores, ou a tendência. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado, ou quando terá que chegar aos 100% ?
Dependendo do tipo de Relatório Gerencial, pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução, Objetivos, Sumários, Glossários, Recomendações, Conclusões, Bibliografia ou Referências, Anexos.
Relatórios periódicos devem estar assim identificados, preferencialmente já no título.
Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio, porém é uma falha comum.
5. Forma – Deve ser a mais prática, objetiva e comunicativa possível. O uso de ilustrações, desenhos, fotos, tabelas, gráficos, geralmente é de muito útil. Merece destaque o uso de gráficos, nas suas mais variadas formas possíveis (linhas, barras, pizza, etc.) – softwares de planilhas, como o Excel, têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques, e eles são gerados em segundos.
Uma exposição bem estruturada (tópicos, capítulos, etc.), resumida e apresentada no Índice, geralmente agrega um bom valor.
A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações, justificativas, detalhes. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos.
As páginas devem ser sempre numeradas e, convém também que, além do título, o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento, o arquivamento, buscas e pesquisas, entre outras coisas.
Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página, margens, etc.

Como usar um Relatório Gerencial
Quem, de alguma forma, tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. Também óbvio – porém também uma falha comum.
Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. Mas, se é de fato um bom Relatório Gerencial, provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria.
No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos, geralmente também é possível, e conveniente, dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e, o melhor, agora já é melhoria contínua! Kaizen!

Leia também: Painel de Controle Gerencial On-line / Dashboard em Excel - Formulários em ExcelGráficos em ExcelGestão DigitalCor automática em Exceloutros.

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15 comentários:

Narcysa disse...

Bom dia....
Preciso elaborar um relatorio gerencial de uma transportadora de medio porte,onde Eu sou a gerente geral da filial.e nao sei por onde começar elaborar um relatorio gerencial de uma transportadora.

Gostaria de receber um modelo de um relatorio,que seja voltado para essa area.
Grata

Narcysa

Charbel Atalla Antonio disse...

Olá Narcysa

1. Se foi alguém que lhe pediu para fazer um Relatório Gerencial, sugiro que você pergunte a essa pessoa quais informações ela deseja. Aposto 100 x 1 que você terá imediatamente as respostas que precisa - e a tal pessoa ainda ficará muito satisfeita com a sua atenção!
2. Se fazer um Relatório Gerencial está sendo uma iniciativa sua, ou se a pessoa que pediu não souber ou quiser dizer o que quer, minha sugestão é você fazer já o primeiro relatório: relate o que tiver de informação do mês (Relatórios Gerenciais noemalmente são mensais) - coloque nele os "indicadores" que dispuser no momento (quantidade de serviços realizados, tamanho (tempo, km, kg, etc.) de cada um e média, quantidade ou % de atrasos / reclamações, etc, etc. Se, na pior das hipóteses, você não tiver nenhum dado como esse para informar, informe / escreva que está iniciando este trabalho e que estará apurando índices como esses para avaliação no próximo mês...

Os comentários e perguntas que surgirão com a emissão desse primeiro relatório a conduzirão com naturalidade para a elaboração dos próximos..!

Qualquer dúvida, fique à vontade p/ contatar.

Anônimo disse...

OLá, meu nome é Eronildo, estou precisando montar um relatório gerencial de manutenção predial de um hospital, e não sei como fazer, por favor, tem algum modelo que possa mim ajudar.

Charbel Atalla Antonio disse...

Olá Eronildo
Um bom relatório gerencial é sempre “personalizado”, função das diversas características e interesses das atividades e pessoas envolvidas.
De maneira geral, eu diria que um bom relatório gerencial da manutenção predial de um hospital deveria conter: relação de trabalhos realizados no mês, relação de próximos trabalhos programados, despesa mensal (global e/ou por tipo, material e mão de obra, próprios e terceirizados) x orçamento anual (budget), equipe atual (c/ qualificação e quantificação por função), horas trabalhadas em manutenção preventiva e corretiva, quantidade de solicitações de serviço (por tipo) recebidas e atendidas, valor do “patrimônio” (global e/ou por tipo) sob cuidado da manutenção, valor do estoque / almoxarifado de mro, relação de “reclamações” recebidas, dificuldades atuais c/ planos / alternativas de solução, melhorias realizadas / planejadas, “projetos” em andamento, metas, comentários / resumo, etc..
Ilustre onde possível e cabível com gráficos, tabelas, desenhos, fotos, etc..
A cada relatório emitido, procure obter feed-back e busque sempre a melhoria contínua.

luiza disse...

Luzia disse...
Boa noite,
Preciso elaborar um relatório do primeiro semestre de 2008, de uma área de hotelaria hospitalar. Já iniciei , mas estou tendo algumas dúvidas.
Gostaria por genteleza de receber um modelo de relatório, que seja voltado para essa área.
Agradecida,

Administração disse...

Boa tarde...
Preciso elaborar um relatório gerencial para aula de admiministração onde aprofessora nos deu a tarefa de montar uma fofueira com palitos de fósforos em sala de aula com olhos vendados. Onde tivemos o orientador, a produção e o observador. O produtor ficou com os olhos vendados. O orientador dizia como ele proceder e, o observador apenas observava. Em grupos de 3, onde os 3 passaram pela situação. Com base nos acontecimentos reaís a professora nos solicitou um relatório gerencial, identificando o P.(Planejamento), O(organização), D(Desenvolvimento) e C(controle).Num faço a menor idéia de como começar isso. Poderia me auxiliar?

Anônimo disse...

Bom dia a todos!

Acho que pra começo é sempre bom ter gravado alguns exemplos de relatórios, no caso pra começo monta-se uma planilha em casa se puder contendo todas as operações que o seu setor executa ou que vc é responsável partindo dai vc só vai digitar diariamente os resultados dos processos, as metas exigidas e as atingidas e por consequência gerar um gráfico onde será possível visualizar melhor. Depois desse será possível comparar aos outros, é só substituir as informações.
Espero ter ajudado, qto na escrita é só colocar baseado nas informações descritas...Importante, pode ser exigida apenas semanalmente mas para que vc possa se organizar e não deixar pra última hora vc precisa ter estas informações diárias com vc senão na hora de executar a oficial terá dificuldades, nunca devemos deixar pra última hora pois até lá poderá haver imprevistos.

Anônimo disse...

Olá pessoal!

Esta mensagem que eu postei depende da atividade que for executada no caso operacional se for um de custo ele deve ter informações relacionados, ok.
Tenham um bom dia abençoado...
Andy

Mt2 disse...

Prezado;

Necessito elaborar um relatorio gerencial de viabilidade contratual com para cliente da empresa, tenho varios dados, como quantidade de trabalhos mensais, valores reembolsados e não reembolsados, valores pagos gastos e tudo mais, gostaria de um auxilio sobre qual modelo software usar para apresentação, pensei em power point e lincar planilhas do excel em varios modelos, porém não sei se devo discorrer sobre o contrato pois não me foi solicitado de tal forma.

Grato pelo auxilio

PC disse...

Preciso elaborar um relatorio sobre as demonstrações contabeis de uma empresa agorpecuaria.?

Sandra disse...

Boa noite !

Farei uma dinâmica de grupo e certamente vão me pedir para elaborar um relatório gerencial, pois a pessoa que me contatou enfocou bastante sobre "relatório gerencial".
A empresa está voltada à distribuição de gás natural.
Como devo proceder ??? Gostaria de receber um modelo voltado a essa área.

flavio silva disse...

Flavio silva

Bom dia ...
Preciso elaborar um relatório gerencial de vendas semanal de uma equipe de vendas externas,onde eu foi nomiado resentimente gerente operacional de vendas.E não sei como fazer.

Gostaria de receber um modelo de de um relatorio, que seja voltado para essa area.

Karla disse...

Charbel Atalla Antonio,
Resumidamente, acabei de vir morar em SP, sou do Rio e vim pra cá devido a uma proposta de trabalho recebida pelo meu marido. Estou a um pouco mais de um mês na cidade, me adaptando ao clima, e em busca de uma recolocação profissional.
Farei uma entrevista no dia 20/07 e como acredito que testarão meus conhecimentos em excel, resolvi pesquisar no google e encontrei o seu site que é simplesmente o MÁXIMO!!!!!
Muito legal o seu trabalho, bem explicado, super didático, de fácil entendimento, enfim, parabéns pelo trabalho e ajuda que tem dado!!!
Se em breve eu precisar de ajuda, virei aqui novamente pedir, mas hoje queria mesmo era deixar meu depoimento de agradecimento pela ajuda e explicações.
Atenciosamente,
Karla.

Tania Mara disse...

Bom dia ...
Preciso elaborar um relatório gerencial de vendas semanal de uma equipe de vendas externas,onde eu foi nomiado recentimente executiva de contas.E não sei como fazer. muito obrigado.

Elias disse...

Boa tarde a todos,
Tenho vasta experiência em relatórios gerências,indicadores, desde pequenas, médias e grandes empresas, atualmente sou MIS de uma grande empresa no ramo de telecomunicações, caso algum dos gerentes tenham interesse em apresentar na sua empresa um relatório gerencial com perfil profissional, bonito e atual, pode ser uma excelente alternativa contratar um profissional por fora, faço este tipo de serviço a algum tempo em algumas empresas, e os contratantes estão bem satifeitos com os resultados, caso queiram entrar em contato ou solicitar um orçamento deixo meu e-mail, claro que também fico disponivel para duvidas. Att Elias

elias.colares@hotmail.com ou
elias.colares@uol.com.br