Festa de Fim de Ano, de Casamento, e outros Eventos – como planejar e fazer

Milena, Magloni e Charbel

Festa de Fim de Ano, Festa de Casamento, Churrasco de Confraternização, Festa de Natal, de Inauguração, de Abertura, de Encerramento...
Todos “eventos” sociais como esses têm muito em comum.

Todos têm muitos participantes, um (1) responsável principal, e uma expectativa geral de plena satisfação. Com tudo geralmente acontecendo num prazo de algumas horas quando muito.

Se você está nessa condição, do “responsável principal”, você pode delegar parte ou até o total do que deverá ser feito. Mas sempre continuará sendo o responsável. O mérito maior do sucesso será seu. E qualquer outro também...

Como a responsabilidade é grande, um bom planejamento é imprescindível. Como se trata de um tipo de “empreendimento” já feito muitas vezes por muita gente, nada melhor do que recorrer a alguém que já tenha essa experiência – um “assistente”.
Mesmo com uma boa assessoria é ainda recomendável ter muita atenção, pensar em tudo, não esquecer de nada. A curta duração, as poucas horas do evento, multiplicam a dificuldade para fazer os improvisos “online”. Você deve fazer o máximo para que eles não ocorram, e ter soluções preparadas para os com alguma probabilidade de ocorrer. Na hora do evento você deverá ficar apenas “administrando” – e recebendo os cumprimentos...

Para isso é muito útil dispor de um “CHECK-LIST”.
Se você não quiser fazer o seu a partir do zero, siga então o nosso “roteiro”. Baseado na nossa experiência, ele é orientativo. Contém as atividades e providências típicas, mas deve ser personalizado para o seu caso. Pode ser bem mais simples ou também bem mais detalhado. Todas os eventos têm muito em comum, mas cada evento é um evento.


Check-List para Eventos “Comemorativos”
1. Verba - estimar, definir ou esclarecer qual o valor total disponível; tratar com a confidencialidade adequada.
2. Programar a data ou o período possível, desejado.
3. Estimar a quantidade de participantes prováveis.
4. Definir ou esclarecer o tipo de evento: ambiente, tema, traje, atrações, comes e bebes, duração e horários, localização (região).
5. Verificar necessidade de licenças, autorizações, alvarás, aprovações.
6. Elaborar estimativas e um planejamento das despesas.
7. Avaliar prazos e traçar um cronograma inicial. Detalhar durante o processo.
8. Contratar / confirmar o local, verificando tamanho, acessos, segurança, iluminação, ventilação, utilidades (água, energia, gás, ar condicionado central), documentação (licenças, inspeções de segurança e sanitárias) e estado geral dos ambientes e seus equipamentos:
8.a. Salão
8.b. Cozinha
8.c. Sanitários
8.d. Vestiários
8.e. Salas de apoio
8.e.i. Berçário / Fraldário
8.e.ii. Depósito
8.e.iii. Guarda-Volumes
8.e.iv. Enfermaria
8.e.v. Sala p/ Fumantes
8.f. Área “externa” (pátio, jardim, portaria, etc.)
8.g. Estacionamento
9. Contratar serviços e equipamentos (locação)
9.a. Buffet
9.a.i. Água e Café (p/ palestrantes)
9.a.ii. Drinks e aperitivos
9.a.iii. Refeições
9.a.iii.1. Entrada
9.a.iii.2. Pratos Principais
9.a.iii.3. Sobremesa
9.a.iii.4. Especiais
9.a.iv. Doces e Bolo
9.a.v. Café de Saída
9.b. Equipamentos
9.b.i. Mobília (mesas, cadeiras, etc.)
9.b.ii. Equipamentos operacionais (fogão, forno, fritadeira, etc.)
9.b.iii. Equipamentos de serviço (balcões normais, aquecidos ou refrigerados, réchauds, baldes p/ bebidas, bandejas, etc.)
9.c. Serviços de Mesa e Apoio
9.c.i. Louças, cristais, talheres, toalhas e guardanapos
9.c.ii. Tapetes
9.c.iii. Lixeiras
9.c.iv. Cinzeiros
9.c.v. Baú p/ Presentes
9.d. Atrações
9.d.i. “Convidados” especiais
9.d.ii. Animadores
9.d.iii. Equipamentos de lazer
9.e. Luz, Som e Decoração (LSD) – inclui apresentações áudio-visuais e comunicação visual (sinalizações).
9.f. Flores (arranjos, vasos, etc.)
9.g. Segurança, Recepção e Assistência (vigias, valets, baby-siter, etc.)
9.h. Confecção de Impressos
9.h.i. Convite
9.h.ii. Programa e Instruções
9.h.iii. Sinalizações (se não inclusa em LSD)
9.i. Lembranças (confecção / fornecimento)
9.j. Fotografia e Filmagem
9.k. Limpeza online (geral: salão, mesas, sanitários, etc.) e atendimento de incidentes.
10. Fazer Planejamento e Programação Operacional do Evento
10.a. Determinação, esclarecimento e divulgação de responsáveis.
10.b. Definição detalhada dos horários de cada atividade.
10.c. Definição de protocolos.
10.d. Análise de possíveis contingências (análise “what-if”), definição e divulgação dos correspondentes procedimentos ou planos de ação. Exemplos: pode chover, faltar energia, etc.
10.e. Prever Inspeções e Testes (a realizar c/ antecedência)
11. Realização
11.a. Comando Geral (liberação e ritmo das atividades)
11.b. Supervisão Operacional
11.c. Encerramento
11.d. Saída / Despedida
11.e. Verificações
12. Liquidação
12.a. Devoluções de itens locados e itens não consumidos
12.b. Pagamentos
12.c. Balanço / Relatório

Observações e Recomendações
• É necessário considerar a interação que normalmente ocorre entre grande parte das atividades. Assim muitas delas só se consolidam em conjunto. Exemplos: 1. a determinação da data pode depender da disponibilidade do local, de um “convidado” especial, etc. 2. um gasto maior que o previsto com “lembranças” pode implicar em reduzir por exemplo a despesa com equipamentos de lazer.
• Vários serviços podem ser agrupados na forma de “pacotes”. Em muitos casos isso é conveniente e aconselhável. Exemplo: contratar a Limpeza Online, Serviços de Mesa e Apoio e as Lembranças junto com o serviço do Buffet
• Durante todo o processo deve-se fazer um “follow-up”, acompanhando e assegurando o andamento de cada atividade conforme programado. Com rigor determinado em função da criticidade de cada item e da confiabilidade nos seus responsáveis, sendo em muitos casos aconselhável também se fazer “inspeções”.
• Capriche no “anexo” Programa e Instruções que irá junto com o convite. Muitos inconvenientes e desconfortos podem ser evitados apenas com boas informações. E, para o convidado, só a atenção assim demonstrada já será o primeiro agrado do seu evento.
• Na contratação de serviços ou locação de equipamentos, além da qualificação do fornecedor (experiência, referências, etc.), dê também muita atenção ao contrato. Ele pode ser até verbal, mas solicite e obtenha nesse momento todos os esclarecimentos necessários sobre como serão atendidas todas as suas expectativas.
• Verifique quanto a possibilidade de ocorrer algum evento simultâneo ou nas proximidades do local, que possa de alguma forma interferir com o andamento do seu, ou dificultar a presença de convidados.
• Certifique-se das condições operacionais da cozinha, em especial quanto a exaustão de ar e quanto a disponibilidade de energia elétrica p/ possíveis equipamentos “extras”.
• Segurança – locais próprios p/ eventos costumam ser verificados e fiscalizados, mas, compensa você gastar 5 minutos e olhar se as saidas de emergência estão desobstruidas, se os extintores estão carregados, se as luzes de emergência estão funcionando, se as estruturas estão com aparência normal, etc...
• Comunicação Visual – mostre consideração para com os convidados deixando claro onde estão os sanitários, etc..; aqui mesmo no Operando Bien você pode obter e imprimir diversas placas orientativas.
• Se você realiza eventos com freqüência, não deixe de ler também os artigos sobre: Matriz de Responsabilidades, Elaboração de Cronograma, Plano de Ação, Procedimentos e Melhoria Contínua


Milena Addad Antonio e Magloni Chimelo Franco são chefs de cozinha e sócios-proprietários da “Addad Franco Gastronomia”. Com seus “ingredientes” principais – prazer e entusiasmo – atenderam imediatamente o meu convite para escrever este artigo. Eu, Charbel, participei como “co-autor convidado”, em alguns pontos.

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