Charbel Atalla Antonio
Consultar sempre diversos fornecedores para fazer o melhor negócio é, sem dúvida, o melhor procedimento – como “regra geral”.
Em algumas situações porém, utilizar um fornecedor único ou exclusivo pode apresentar diversas vantagens para o comprador. E pode ser este sim o melhor negócio. Inclusive para o fornecedor.
De maneira geral o sistema de fornecedor único, ou “cliente cativo” como também chamado pelo fornecedor, é vantajoso quando é maior a probabilidade do seu custo global ser menor que os custos – diretos e indiretos – do sistema tradicional.
Essa condição ocorre basicamente em duas situações:
1. Quando a confiabilidade em um determinado fornecedor é significativamente superior a dos demais e, simultaneamente, o nível de risco aceitável pelo comprador é pequeno. Mais comum no fornecimento de serviços e equipamentos. Exemplos: uma cirurgia, um parecer técnico, um gerador de energia elétrica, uma máquina de lavar roupa.
2. Quando, dentro de um tipo de fornecimento, próprio de certos fornecedores, a quantidade e a diversidade de itens regularmente comprados são consideráveis. Mais comum no caso de suprimento de materiais e itens de consumo, reposição, peças. Exemplos: compra de materiais de construção por uma construtora, compra de rolamentos e engrenagens pela Manutenção de uma grande indústria.
Vamos aqui abordar mais em detalhe um caso típico e comum: suprimento de materiais de MRO – Manutenção, Reparos e Operação.
É muito comum nesses casos a compra mensal de dezenas, centenas ou até milhares de itens diferentes.
Nessas condições, comprar usando o procedimento tradicional – consultar vários fornecedores – é um processo geralmente demorado e de custo elevado.
Implantação do Sistema de Fornecedor Único:
1. Classifique os itens usualmente comprados em grupos. Compatibilizando com as especialidades dos possíveis fornecedores “locais”. Assim podem surgir vários grupos, por exemplo: 1. materiais de escritório 2. materiais de higiene e limpeza 3. rolamentos e engrenagens 4. lubrificantes, etc.
2. Escolhido um grupo, obtenha o consumo médio ou usual em um determinado período, para cada item, por histórico ou por estimativa. Costumamos chamar este “lote” de fornecimento de “cesta básica do fornecimento”.
3. Consulte possíveis fornecedores para o fornecimento de todos os itens do grupo durante um período desejado. Informe todas as condições, procedimentos e critérios desejados. Exemplos: frequência de entregas de rotina; prazo (horas) para entregas de emergência; o preço – reduzido em função das quantidades – poderá ficar condicionado a uma previsão de faturamento mensal limitada em x% para mais e y% para menos, etc.
4. Negocie e contrate.
5. Preveja, informe o fornecedor, e realize periodicamente uma nova consulta ao mercado para “aferição”, atualização ou melhoria das condições (preços, etc.) negociadas.
Observações – Curiosidades - Recomendações – Referências
• A consulta deve necessariamente considerar a “cesta básica”, ou seja, as quantidades previstas para cada item, pois comparar apenas os custos unitários pode levar a uma conclusão enganosa; é o caso, comum, onde os melhores preços propostos correspondem aos itens de menor consumo...
• É importante observar as condições de “autonomia” necessárias ou adequadas para a prática desses relacionamentos comerciais. Nas empresas, além de respeitar as normas e procedimentos, geralmente é necessário “demonstrar” as vantagens da opção adotada.
• Para o “candidato” a fornecedor único ou exclusivo, esse relacionamento, por ele também chamado de “cliente cativo”, também é geralmente de alto interesse. Assim, os processos de seleção, contratação e fornecimento normalmente ocorrem de maneira bastante colaborativa, objetiva e satisfatória.
• Existem vários casos onde o sistema ou contrato com fornecedor único, exclusivo, ou cliente cativo, é compulsório. Exemplos mais comuns são os fornecimentos e serviços “públicos”: fornecimento de água, energia elétrica, segurança, etc.
• Uma forma moderna, interessante e também adequada para consultar fornecedores nesses processos é a de “Leilão Reverso”.
• Benefícios mais comuns do contrato com fornecedor único ou exclusivo: redução da mão de obra e custos do processo de compras do cliente e de vendas do fornecedor; redução de preços e melhoria de lucros em função das quantidades; redução dos prazos do processo de compras e recebimento / entrega dos itens comprados; redução dos estoques em função da redução dos prazos de suprimento > tendência ao just-in-time; atendimento melhor em questões garantia.
Leia também: Análise de propostas - Contratos – check-list de elementos básicos - Estoque de MRO – dimensionamento e Gestão
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