Estoque de Reposição, Manutenção ou MRO – Dimensionamento e Gestão

Charbel Atalla Antonio

Quantidades adequadas de estoque mínimo e máximo afetam muito os custos e podem até determinar o fracasso ou o sucesso de operações industriais e comerciais, entre outras.
Conforme “prometido” no artigo Estoque de Suprimentos para Manutenção, apresento aqui um método de dimensionamento de estoque feito em forma de planilha de cálculo excel, o Dimalmox OpB – grátis.


Definição e características do Dimalmox OpB
• Dimalmox OpB é uma ferramenta de cálculo, em forma de planilha excel, para determinação de estoque mínimo e máximo.
• Muito simples de operar, requer apenas a digitação de alguns dados, de caráter técnico e administrativo, sobre os itens a estocar. Os dados técnicos podem ser fornecidos por qualquer pessoa com algum conhecimento sobre os itens ou materiais a serem calculados. Os dados administrativos, alguns até estratégicos, são mais de responsabilidade da gestão.
• É “aberto” – com fórmulas acessíveis e editáveis – para possíveis alterações e personalização.

Fatores considerados nos cálculos:
• Tempo de compra (dias estimados entre a Requisição de Compra e o Pedido de Compra)
• Custo p/ fazer 1 compra (custo e despesas estimados do comprador)
• Tempo mínimo entre compras para o mesmo item (estimado ou programado)
• Regime de compra (tempo previsto para união de pedidos)
• Prazo de Validade (pot-life) do material em questão
• Tempo máximo para estoque (referente ao "obsoletismo")
• Criticidade (similar à classificação ABC)
• Tempo para entrega (prazo médio do mercado)
• Quantidade em uso (ou consumo por período) – em operação
• Vida útil em uso (ou período do consumo) – duração média do material
• Valor unitário ($)
• Quantidade mínima de fornecimento (na unidade de controle do estoque)
• Políticas específicas da empresa (de forma indireta)

Planilha de Cálculo DIMALMOX OpB
Acompanhe pela figura-janela abaixo ou acesse o arquivo na íntegra em http://spreadsheets.google.com/pub?key=p3tYP9IusgBYAqjOv1fF9EQ&output=xls
É um arquivo pequeno, de 65Kb, livre para copiar, colar, editar. Sem células protegidas. Com todas fórmulas acessíveis. Sim, grátis.



Utilização
Observe e entenda a planilha: são 13 colunas para possível entrada de dados e 3 de resultados.
Esclarecimentos, definições e legendas estão na planilha “MEMÓRIA” (é a 2ª. planilha do mesmo arquivo).
Pronto. Utilize à vontade. Acrescente quantas linhas for necessário – sempre cuidando para copiar as fórmulas (acessíveis em todas as células).
Tenha em mente que todas as fórmulas utilizadas na planilha seguem critérios básicos de cálculo de estoque e – o principal – são editáveis, ajustáveis, à seu critério.

Exemplos de Cálculos
A primeira planilha é a planilha “PARA CÁLCULOS”. Está com 7 linhas preenchidas para mostrar exemplos de cálculo – demonstrando a diferença nos valores de estoque mínimo e máximo em função de variações em alguns parâmetros (destacados nas colunas em negrito). Observe os exemplos – experimente e teste também, alterando dados onde desejar. Observação: alguns parâmetros podem ter baixo impacto em função dos valores de outros para o mesmo item – isto é, precisam variar bastante para afetar os resultados.

Gestão do Estoque
Usando esta ferramenta – Dimalmox OpB –, são muitas as possibilidades para uma boa administração de materiais através de uma efetiva gestão de estoque.
Os 4 exemplos a seguir dão uma idéia dessas possibilidades. Todos têm seus cálculos mostrados na 3ª. planilha – “EXEMPLOS” – do mesmo arquivo (Dimalmox OpB).

Exemplo de Sensibilidade ao Consumo (Q)
... se dobrar o consumo não precisa dobrar o estoque!

Exemplo da influência da freqüência de Compras (FC)
... avalie o impacto no valor total do estoque com as possíveis alterações na freqüência de compras!

Exemplo de importância da Criticidade (CR)
... qual o custo de considerar um item mais ou menos crítico, estratégico ?

Exemplo da influência do Prazo de Entrega (TE)
... quanto vale ($) um prazo de entrega menor ?

Valor Total – Itens Críticos – Curva ABC ...
Tendo todos os materiais cadastrados na Dimalmox, experimente acrescentar 2 colunas no fim da mesma: na 1a. coloque o valor do estoque médio. O total desta coluna já é o valor nominal (médio) total do estoque, uma informação essencial para a gestão! Agora coloque essa 1a. coluna em ordem decrescente, e na 2a. coloque o valor da soma acumulada daquela (a 1a.) em cada linha. Aplique os conceitos e práticas da Curva ABC, escolhendo e alterando os parâmetros adequados – veja e obtenha resultados surpreendentes, na hora!

Principais Vantagens
• Dimensionamento não subjetivo, porém “flexível” através da possibilidade de “interação” consciente entre os resultados e os parâmetros adotados.
• Extrema facilidade para simulação de resultados com base em diferentes valores dos parâmetros, critérios e “políticas” - por material, por lote, ou para todo o estoque
• Evidencia os parâmetros importantes para discussão e decisão de políticas, como freqüência de compras, riscos para produção, critérios para negociação com fornecedores, etc.
• Possibilidade de plena compreensão das fórmulas e critérios dos cálculos, com condição de fácil alteração dos mesmos.
• Possibilidade de dimensionamento de estoque mínimo e máximo mesmo para itens novos, sem histórico de consumo.
• Otimização racional do estoque, com redução de custos e minimização de falta de itens.

Como Implantar e por em prática
• Planejar e programar implantação
• Treinar usuários
• Diagnosticar maiores potenciais de ganho e priorizar a implantação por etapas
• Fazer o cadastro dos materiais no Dimalmox OpB. Gradualmente, cadastrando os materiais em cada compra nova; ou por etapas, cadastrando por lotes de materiais assemelhados; ou de uma só vez, cadastrando todos os materiais do estoque
• Transpor – integrar – os valores de estoque mínimo e máximo calculados para o sistema de controle físico do estoque.
• Fazer possíveis alterações e ajustes sempre que necessário.

Observação final
O maior mérito deste método não está nas fórmulas ou critérios de cálculo, e sim na metodologia em si, na forma de abordagem, na grande abertura de possibilidades para ações de gestão. Quanto às fórmulas, modifique, faça ajustes, simplificações ou complementações, onde e sempre que considerar adequado ou necessário – Kaizen!

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