Almoxarifado de Manutenção - como administrar

Eng. Charbel Atalla Antonio


A gestão de estoque de itens para Manutenção, Reparos e Operação (MRO) trata essencialmente da solução de compromisso entre minimizar custos e maximizar o grau de atendimento das necessidades de materiais. Aspectos frontalmente conflitantes.

Aparentemente simples, na prática pode ser uma atividade bastante complexa.
Dependendo do contexto, pode ter um grau muito alto de importância, chegando a ser questão vital em certos negócios.
Uma vez considerada insatisfatória ou passível de melhoria significativa, a situação dos estoques pode ou deve ser tratada de forma profissional e especializada.

Ações rápidas, de impacto imediato e notório (“quick-wins”), porém carentes de critérios adequados, usualmente levam a situações até piores em pouco tempo. Infelizmente são comuns e, por tentativas repetidas de acerto e erro, acabam por caracterizar um círculo vicioso, desgastante e custoso. Uma redução significativa de estoques, realizada como venda de “usados” (a baixos preços), reflete negativamente no balanço contábil... A compra “para nunca mais faltar !”, além de agravar a despesa, a médio prazo obriga a repetição da ação anterior...

A metodologia a ser usada deve ser muito objetiva e prática. Porém com muito critério. De forma a realizar, também rapidamente, melhorias consistentes, duradouras, auto-sustentáveis.
Um bom plano de trabalho é dividir e abordar o problema inicialmente em três grandes partes:

‘OTIMIZAÇÃO DE 1ª. ORDEM’ - Verificar e adequar a existência e a consistência dos requisitos e procedimentos básicos: local adequado para guarda organizada dos itens, listagem / cadastro dos itens estocados, acuracidade dos inventários, controles efetivos de entradas e saídas, identificação e especificação adequada dos materiais, unidades de medida adequadas, histórico e controle de custos, valor total do estoque conhecido e confiável, prática de FIFO, etc. Onde necessário, deve-se providenciar a revisão ou elaboração e implantação de novos procedimentos. Esta etapa de otimização é basicamente um pré-requisito para as próximas.

‘OTIMIZAÇÃO DE 2ª. ORDEM’ - Relacionada a aspectos operacionais, basicamente afetos à Manutenção, à Compras e à Administração de Almoxarifados. Com foco principal no dimensionamento do estoque: das quantidades mínimas e máximas dos materiais cadastrados. Explicitando e adequando todos os parâmetros importantes às políticas técnicas e administrativas da empresa. Esses parâmetros geralmente já são de uso rotineiro, porém de forma pouco ‘consciente’, pouco profissional. O que se recomenda é uma abordagem racional, de forma estruturada, metódica, com critérios de cálculo claros, e passível de ajustes contínuos. Consideramos aqui as condições do processo de compra, as políticas da empresa, e as características de cada item, como criticidade, durabilidade (ou consumo), custo, prazo de suprimento, prazo de validade, etc.
Esse dimensionamento – cálculo de estoque mínimo e máximo – para muitas empresas, pode ser feito sem grande dificuldade usando-se simples planilhas e fórmulas de cálculo facilmente encontradas na literatura (num próximo artigo do OperandoBien fornecerei um modelo pronto).
Também se encontra no mercado um grande número de softwares específicos, com custos bastante baixos.
O cumprimento pleno desta etapa de otimização não é impedimento para início da próxima, porém usualmente apresenta resultados mais palpáveis e mais rápidos; em situações de estoques superdimensionados, a queda nas despesas com novas compras é imediata.

‘OTIMIZAÇÃO DE 3ª. ORDEM’ - Relacionada mais a aspectos sistêmicos e políticas de atuação, envolve, além de Manutenção, Compras e Adm. de Almoxarifados, praticamente todos os demais setores da empresa, como Produção, PCP, Qualidade, Engenharia, Segurança, Financeiro e outros. Trata de melhorar ou implantar práticas e procedimentos de racionalização diversos: padronização de materiais e equipamentos, planejamento e programação de manutenção preventiva e preditiva, integração do PCP (Produção) com o PCM (Manutenção), contratos com fornecedores, terceirização de serviços especiais, histórico e análise de falhas, regime (freqüência) de compras, avaliação de riscos versus lucros cessantes, níveis e padrões requeridos pela Qualidade e Segurança, capacitação dos operadores da produção, adequação de ferramentas e procedimentos, e muitos outros.

Para finalizar, recomenda-se a classificação dos maiores potenciais de retorno, através de análises específicas (Curva ABC, etc.) e também de simples observação ou pesquisa, seguidas do planejamento e implementação das diversas possíveis ações de melhoria. Um controle de resultados, com permanentes ajustes e melhoria contínua (PDCA) completa a abordagem gerencial adequada.


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3 comentários:

André disse...

Ótima visão geral. Parabéns.

Bagadam disse...

MUITO BOM O BLOG, ESTÁ ME AJUDANDO MUITO NA CONSTRUÇÃO DE RELATÓRIOS

Ledo Ferreira disse...

Que Deus te abenções por compartilhar esse conhecimento.