Procedimentos – porque fazer, como fazer

Charbel Atalla Antonio

Antes de ler este artigo, se desejar, veja no artigo sobre Manutenção Preventiva um exemplo de um procedimento operacional usado em serviços de manutenção.


Muitas vezes não nos damos conta, mas o fato é que a grande maioria das operações (empresariais e outras...) é composta de operações de rotina: produzir lotes de um produto, fazer entregas, trocar o óleo, fazer relatórios, servir almoço...

Desejamos o tempo todo a tal da melhoria contínua. Com toda razão. Afinal, isso é vital nos dias de hoje.
Com toda razão? Será mesmo? Razão motivo, sim. E razão racional??
Temos método? Planos? Metas? Controles? Etc., etc.?

Poderíamos abordar aqui todos esses aspectos, cada um deles merecendo grande atenção.
Mas hoje eu quero abordar um só, um que é básico, essencial; antecede todos os demais: é ter-se “procedimentos”!

O que é Procedimento? No sentido mais simples é o ato de proceder (realizar, executar). Mas, procedimento é também o “modo” de proceder. Este sentido de procedimento, como modo, método de proceder, é o que nos interessa aqui.

Praticamente qualquer coisa que costumamos fazer, fazemos com um certo procedimento. O exemplo mais comum: como fazer um café...

O conceito, a lógica, é muito simples: precisamos ter pelo menos um procedimento, um modo de fazer, definido, para podermos imaginar ou testar um outro procedimento, e assim termos condição de comparar os dois procedimentos. E escolher o melhor...
Como podemos melhorar alguma coisa sem identificar a melhor opção? E, como optar se não soubermos bem quais são as opções?

Acredito que por ser um conceito, ou um próprio procedimento..., tão simples, é por isso mesmo, e com muita freqüência, ignorado, negligenciado. Eu poderia citar inúmeros exemplos onde a causa principal de problemas indicada no parecer de uma consultoria foi simplesmente a falta, inexistência, de procedimentos!

É certo que, muitos procedimentos, na prática, não precisam sequer serem formalizados, ou melhor, escritos. Porém, para a maioria das operações que possam envolver mais de uma pessoa e mais de 3 ou 4 ações unitárias, o recomendável é formalizar, escrever. E, em qualquer caso, sempre revisar (mudar p/ melhor), revisar, revisar...; tantas vezes quanto for oportuno.
E, vale lembrar que para escrever um procedimento você não precisa ter tudo definido; “perguntar à esposa qual a quantidade certa de pó de café” ainda é uma das ações relacionadas no meu procedimento de como fazer um café...

Por ser um procedimento meu tentar não estender um assunto além do conveniente..., e sendo meu objetivo neste artigo apenas chamar a atenção, valorizar, a simplicidade e a importância de ter-se procedimentos, vou encerrando o post de hoje.
Então, para um realce final da importância de ter-se procedimentos, gostaria apenas de ainda citar que, além do aspecto principal quanto à melhoria contínua, vale lembrar de outros, cada um em si também de muito interesse, tais como a utilidade dos procedimentos para treinamentos, divulgações, aprovações, oficializações, documentação, auditorias operacionais, etc.

- Para ações de rotina, um bom procedimento é sempre elaborar procedimentos. -


Como começar fazer procedimentos, de forma bem simples:

Identifique uma ou mais "atividades" que você queira melhorar, definindo os procedimentos. Ex.: emitir NF, elaborar proposta, contratar um novo funcionário, etc..
Escolha uma.
Peça ao responsável por ela p/ escrever um "roteiro" p/ que alguém, na sua ausência, possa fazer a atividade sem precisar perguntar mais nada.
Escrito o roteiro, está pronto o seu 1o. procedimento.
Daí p/ frente é discutir o que está escrito, revisar, melhorar, melhorar...


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