Charbel Atalla Antonio
Premissa / objetivo:
Identificar, de maneira “imparcial” quanto aos fornecedores, qual o melhor “negócio” para o comprador ou contratante.
Como Fazer
Um bom processo de análise compreende:
• “atributos” a serem analisados pré-definidos
• “analista(s)" competente(s)
• “pesos” (importância) de cada atributo pré-definidos
• “critérios” de avaliação pré-definidos
• “avaliações”
• “conclusão”
O processo todo é essencialmente o mesmo que o apresentado no artigo “Tomada de Decisão”. Recomendo você ver ou ler o artigo antes de prosseguir neste. Lá você encontra inclusive um mapeamento-tabela com todos esses itens aplicados em um exemplo.
Você deve ter notado que o termo “pré-definido” aparece três vezes nos itens acima. Ou seja, o que e como vai ser analisado já deve estar definido antes de se iniciar a análise.
E, para que haja plena condição de igualdade entre os “concorrentes”, eles todos também devem ser informados igualmente bem sobre todos os requisitos e critérios a serem utilizados na análise e “julgamento”.
Conclusão: uma boa análise de propostas começa numa boa “consulta” aos possíveis fornecedores.
Para compras ou contratações de “menor porte”, seguir os “princípios” básicos, como apresentado no artigo “Requisição de Compra”, geralmente é o suficiente.
Compras e contratações de “maior porte”, às vezes, só de documentação, têm dezenas ou mesmo centenas de páginas...
Para as “intermediárias”, mais comuns no nosso dia-a-dia, além dos “princípios” citados acima, observar os pontos abaixo geralmente é suficiente e adequado para a maior parte delas:
• Informe claramente cada um dos “atributos” que serão avaliados. Primeiro os requisitos básicos, de habilitação (legal, fiscal, profissionais, etc.). Depois, os três principais geralmente são CUSTO, PRAZO e QUALIDADE. Informe os aspectos relevantes e particulares de cada um separadamente, cada um como um atributo diferente.
• Informe os “pesos” que serão dados a cada um de todos os atributos. Pode-se, por exemplo, dar mais peso à qualidade que ao prazo, ou ao custo; um peso maior para a experiência que para os “títulos”, ou vice-versa, etc.
• Informe com clareza os “critérios” a serem utilizados na avaliação. Exemplos: 5 pontos por ano de experiência e mínimo aceitável de 20 pontos; 10 pontos para cada caminhão com menos de 3 anos de idade; nota 10 para o melhor preço, 5 para o pior; etc.. Para os requisitos de habilitação, os critérios geralmente são simplesmente “desclassificatórios” para o não atendimento.
Em certos casos é conveniente um critério mais “matemático” ou mais “preciso” para a avaliação dos itens CUSTO e PRAZO. Nesses casos eu costumo usar a seguinte fórmula:
A = 100 ( 1 – ( P – E ) / E ) / k
onde A = avaliação ( nota de 0 a 100) e
Para avaliação do custo: P = valor da Proposta, em $; E = Estimativa de Custo, pelo “valor de mercado” (ou média dos P se for < E), em $; k = fator de ajuste, calculado para que a avaliação máxima seja = 100 quando P < E.
Para avaliação do prazo: P = prazo da Proposta, em dias; E = prazo dado no “Edital” (ou média dos P se for < E), em dias; k = fator de ajuste, calculado para que a avaliação máxima seja = 100 quando P < E.
Feitas todas as considerações acima é hora de fazer todas as avaliações e “por tudo na balança” (veja o mapeamento-tabela do exemplo já citado acima).
Com o mapeamento pronto, a conclusão e o desfecho ficam por conta de eventuais “reconsiderações” e das “negociações”.
Observações:
• Propostas obtidas através de consultas sem observação de todos as considerações acima também podem ser analisadas pelo mesmo processo. A qualidade poderá até não ser a mesma, mas será a melhor possível.
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