Requisição de Compra - como fazer, exemplo

Charbel Atalla Antonio

O principal é compreender que o “comprador” não irá lhe fazer todas as perguntas necessárias ou possíveis. Ele presume que você sabe delegar. E que, se delegou para ele, ele tem que ser competente para isso – sua tarefa é comprar o que foi pedido para comprar – ele está certo!

Resumindo o que e como fazer em uma frase: Coloque-se no lugar da outra pessoa (ou departamento), pense em cada dúvida ou opção que ela poderá ter, e lhe passe as informações ou critérios para resolver ou decidir cada uma.

COMO FAZER:
1. Passe as informações por escrito. Pode ser até num guardanapo, mas escreva. O ato de escrever o que comprar ressalta que está se passando instruções e por si só induz a melhor instruir. Sem falar em mal-entendidos e esquecimentos. E, se o comprador não souber ler (pode ser uma criança), o vendedor saberá.
2. Identifique o que é para ser comprado, passando instruções claras e suficientes. Exemplos: descrição ou marca, modelo, código, dimensões, quantidade, cor, embalagem, prazo de entrega, horários, local, transporte, carga, descarga, limpeza, normas, desenhos, memoriais, garantias, prazo de validade, procedimentos, etc., etc. Nos casos de solicitação de propostas, informe quais serão os critérios de análise e julgamento das mesmas (leia "Análise de Propostas").
3. Informe as condições comerciais a serem observadas. Pode ser um simples valor de referência, uma planilha de valores, critérios, um planejamento financeiro, uma minuta de contrato.
4. Esclareça os Procedimentos Operacionais: responsabilidades, responsáveis, trâmites, verificações, aprovações, etc.
5. Reveja toda a sua solicitação – lembrando que você só terá razão em reclamar sobre o que contrariar as suas instruções. Coloque-se no lugar do comprador ou do fornecedor e verifique onde ficou chance para “desvios” que você não vai querer aceitar – “se você não definir uma cor, qualquer cor será aceitável”.

Proceder conforme acima requer um dispêndio de tempo. Mas, com certeza bem menor que do que se gastaria resolvendo os problemas e transtornos assim evitados. E, no caso mais comum, onde se tem tipos de compras habituais, a elaboração e uso de Procedimentos e Check-Lists minimiza muito esse problema. Ganha-se – não só tempo – mas dinheiro e qualidade também.

Para finalizar, se quiser testar com um exercício rápido e até divertido, experimente fazer uma “Solicitação de Compra” à sua secretária, para comprar cerveja e petiscos – para uma confraternização com 5 amigos, na sua casa, amanhã às 21:00h. Depois de pronta, verifique de quantas maneiras essa compra ainda poderia ser feita – correta perante a Solicitação – mas insatisfatória para você. Você vai se surpreender.

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