Budget ou Orçamento Anual – o que é, como e porque fazer e utilizar

Charbel Atalla Antonio


Esse assunto é muito interessante. E muito importante.
A sua importância é a importância de saber o que fazer, saber para “onde” ir.


Budget é um termo já muito usado também nos paises de língua portuguesa. Significa orçamento. Tipicamente refere-se a uma relação de receitas e despesas previstas num plano de contas, com abrangência anual.

O Budget ou Orçamento Anual, quase como um ritual, é elaborado regularmente nas proximidades do fim de cada ano. Na maioria absoluta das grandes empresas. Na totalidade das empresas “coletivas” (com vários “donos”). Em algumas pequenas empresas. Em raras micro-empresas.

O Budget é ainda muito visto, entendido e considerado como um mero planejamento financeiro sobre receitas e despesas previsíveis. Muito comumente atribuído “apenas” à Contabilidade ou à Controladoria. Na maioria absoluta das micro-empresas. Em algumas pequenas empresas. Raras vezes nas grandes empresas.

Porque?

Um fato é que, de maneira geral, elaborar Budget ou Orçamento Anual não é obrigatório.
Nunca será. Porque não deve ser.

Outro fato é que, à semelhança das pessoas, não são todos que têm metas, objetivos. Muitos não gostam de parar para pensar sobre isso. Muitos não consideram importante ou não têm sequer consciência.



Você colocaria, ou deixaria, seu dinheiro numa sociedade ou em qualquer outro negócio sem saber como ele será administrado, utilizado? Sem saber quais os planos dentro de um certo prazo?
Nessas condições, como você se sentiria?




• Budget – como fazer
Relacione as despesas e receitas. As previsíveis e as planejadas.
O “horizonte” usual é um ano.
A participação da Contabilidade ou da Controladoria é imprescindível. Ninguém domina melhor as receitas e despesas usuais e previsíveis. Incluindo suas variações ao logo do tempo, mês a mês. Nas grandes empresas...
Faça, ou melhor “consolide” e incorpore Análises Custo-Benefício no seu Budget. Apresente o seu “Plano de Negócios Anual”. É o mesmo conceito do Plano de Negócios “tradicional” que mais comumente se faz para abrir um negócio novo, uma empresa. Expõe as novas “idéias”, os argumentos, as justificativas – convence. Mostra o caminho, as metas, os objetivos. Mostra as “soluções”, as “novidades”, o “vigor” do negócio, da empresa.

• Budget – como utilizar
Esse é outro ponto que merece muita atenção, e reflexão.
Ainda é comum ver-se as “correrias” de fim de ano. E, não raro, o motivo principal sendo o próprio “uso da verba”, porque se não usada até 31 de dezembro, “babau”... , e ainda o “histórico” também pode ser “prejudicado”...
Ou então perder uma ótima oportunidade porque a verba já foi gasta...
O importante aqui é ter em mente que o Budget ou Orçamento Anual é um “planejamento” - um “compromisso”. Deve ser considerado como tal, nem mais, nem menos. Em casos de real necessidade ou conveniência, o bom senso nos recomenda reavaliar, discutir, e se for o caso, “renegociar” ou reconsiderar nossos planos e compromissos. Afinal, o melhor "resultado" deve ser o objetivo maior – sempre.


Observações e Recomendações
• A periodicidade da elaboração e abrangência do Budget, por diversas razões (desde “fiscais” até psicológicas), é tradicionalmente a anual. Mas, nada impede de ser diferente. Nem de haver outras “simultâneas”: ter um budget anual e um qüinqüenal...
• A estruturação e formatação do Budget empresarial e do seu controle é usualmente simples. Conceitualmente não difere em essência da apresentada no artigo “Despesas Domésticas – como controlar”. A grande diferença, pela própria natureza das atividades e também por razões fiscais e contábeis, entre outras, está na discriminação das contas, no “Plano de Contas”.
• Na elaboração e apresentação para aprovação do Budget, inclua sempre explicações, justificativas, demonstrações. Recomendo fazer isso mesmo que você seja o único “dono” do negócio, ou seja, será você mesmo quem vai aprovar – e seja rigoroso com você mesmo. É uma ótima maneira de não deixar escapar nada – e ainda deixar um “registro” que poderá ser bastante útil oportunamente.
• Sobre Plano de Negócios, veja um ótimo artigo do Augusto no seu blog Efetividade.
• Tenha cautela com a tendência de “propor economias”. Eu costumo tratá-las como “conseqüência” e não como “ação”. Isso geralmente esclarece e assegura a consistência de algum processo de melhoria correspondente. Minimiza a possibilidade de efeitos secundários indesejáveis. Exemplo: é possível reduzir a despesa de manutenção simplesmente fazendo menos manutenção preventiva...
• Um Budget será tanto melhor quanto mais consistente for. Para isso, antes de ser aprovado, deve ser bem analisado, questionado, discutido. Deve ser elaborado e apresentado em tempo hábil para isso – em grandes empresas é comum a sua primeira apresentação já em setembro ou outubro...

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