Almoxarifado e Armazém – Exemplo de Planilha de Controle Físico

Charbel Atalla Antonio


Não deixe de ver também o artigo Almoxarifado - Controle de Entradas e Saídas.

Face ao grande interesse e solicitação de muitos leitores, apresento neste artigo uma planilha de controle de estoque em formato excel – o Kardexcel – grátis.

Veja como é na figura-janela abaixo e/ou acesse e copie diretamente o arquivo original – editável – pronto para uso, em http://spreadsheets.google.com/pub?key=p3tYP9IusgBagyqdENKMdJA&output=xls.




Instruções para uso
(também transcritas no arquivo original)

Legenda
MÍN = Estoque Mínimo
MÁX = Estoque Máximo
UM = Unidade de Medida
Geral
1. As células nas cores laranja e roxo contêm fórmulas. Não devem nunca ser preenchidas ou apagadas. O preenchimento delas é automático. A marca "X" (Comprar) surge sempre que o Saldo Atual for inferior ao "MíN", e desaparece quando após uma entrada o Saldo fica novamente acima do "MÍN". A coluna Requisição de Compra deve ser preenchida com o número ou a data da Requisição.
2. Para acrescentar novas linhas na tabela: copiar a última linha pronta e ainda não utilizada e "colar" em quantas linhas novas forem desejadas.
3. Para colocar qualquer coluna em ordem crescente ou decrescente, posicionar o cursor na linha roxa da coluna desejada, e clicar no botão "Ordenar", ou no menu > Dados > Classificar. É um recurso muito simples e muito útil – para agrupar os itens marcados para comprar, para ver movimento por dia, etc.
4. Para maior facilidade de uso, a parte azul da tabela deve ficar "congelada": assim fica possível deixar as partes verdes parcialmente ocultas (sem perda de dados). Faça isso pelo menu > Janela > Congelar painéis.
5. Complemente ou personalize a tabela como desejar, acrescentando colunas (custos,etc.), etc.
Registro de Entradas e Saídas
1. Anotar todas as saídas sempre com sinal menos.
2. Anotar as quantidades sempre na Unidade de Medida (UM) do item. Itens consumidos em fração da unidade de medida devem ser anotados em fração de medida. Exemplo: a saída de 5 parafusos cuja UM é CX (caixa de 100) deve ser anotada como -0,05.
3. Para facilitar a localização de um item qualquer, use o comando > Editar > Localizar. Se desejar, instale um botão "Localizar" no menu geral através dos comandos > Ferramentas > Personalizar > Comandos > Editar > Localizar.
4. Para anotar mais de um movimento no mesmo dia, edite o conteúdo da célula (c/ duplo clique ou c/ tecla F2)
Mudança de Mês
1. Salvar o arquivo do mês encerrado. Exemplo / sugestão de nome: KardexcelJUL07
2. Gravar a planilha do mês encerrado com um novo nome para o novo mês. Sugestão: KardexcelAGO07
3. Atualizar o nome do mês no topo da tabela (parte azul).
3. Copiar todas as células em laranja da coluna "Saldo Atual" e colar na "Saldo Anterior". Importante: colar só os valores, sem as fórmulas. Use os comandos do menu > Editar > Colar Especial > Valores.
4. Apagar todos os lançamentos de entradas e saidas de todos os dias do mês anterior.

Observações:
1. Os valores de Estoque Mínimo e Máximo podem ser calculados na planilha de dimensionamento de estoque Dimalmox. Ou "arbitrados"...
2. Recomendável fazer sempre inventários periódicos para verificação de possíveis faltas de anotação ou erros de anotação.
3. Não deixe de ver também o artigo Almoxarifado - Controle de Entradas e Saídas.
4. Para conhecimento, o sistema Kardex, ou Cardex, começou a ser utilizado nos EUA por volta de 1880, conhecido como "Card Index System". Atualmente o nome é usado genericamente para sistemas de controle por fichas, usualmente de cartolina, de preenchimento manual, e mantidas em arquivo de alguma forma logicamente organizada.
5. Existe hoje no mercado uma infinidade de sotwares especializados em controle de estoque, com uma variação bastante grande quanto à capacidade, à complexidade, e ao preço.

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