Almoxarifado – Controle de Entradas e Saidas

Charbel Atalla Antonio


O controle de entradas e saídas de um almoxarifado – controle de balcão - por razões diversas, geralmente é bastante problemático. E o prejuízo indireto, devido à falta imprevista de itens, exatamente no momento em que são mais necessários, costuma ser maior que o próprio custo dos itens “faltantes”.
A cada inventário surgem grandes diferenças e inúmeras explicações e justificativas. Corrigem-se as quantidades, lançam-se os prejuízos... – até o novo inventário mostrar o resultado...

Minha recomendação é implantar um sistema, um registro de entradas e saídas, e controlar o resultado continuamente (durante certo tempo, alguns meses) através de inventários parciais, rápidos, por amostragem. Verificar as deficiências, corrigir – o processo – imediatamente, e continuar controlando, verificando, ajustando – sempre o processo. Essencialmente um PDCA.

O controle a ser implantado pode variar bastante, dependendo de vários fatores: porte do almoxarifado, quantidade de usuários, movimento, tipo de materiais, valor unitário médio, condições de processamento do controle, cultura da empresa, etc., etc.. Variando desde nenhum controle a controles sofisticados por leitura óptica, usando Kanban, e/ou, o que é mais comum, usando um “caderno”, um formulário de registro manual – manuscrito – no balcão de entregas e recebimentos.
A figura abaixo mostra um formulário usual para essa finalidade. Com um nível médio de detalhes e informações a registrar. Pode ser mais simplificado e também bem mais completo. Pode ser implantado praticamente de imediato.
Se desejar, acesse o arquivo original em formato de planilha, editável, pronto para ser usado.

(clique na figura para ampliar)

Uma vez implantado o uso do formulário, do registro de entradas e saídas, ele deve ser integrado a um sistema de controle perante o estoque mínimo, para gerar as devidas requisições ou solicitações de compra, e assim assegurar a adequada reposição dos itens necessários.
Atenção deve ser dada para não computar indevidamente as saídas ou entradas “especiais”, como itens para sucata e outras do tipo, para não gerar reposição desnecessária. Os itens referentes a esses casos devem ser separados fisicamente (caixa para sucata, etc.) para não gerar confusão em inventários – são liberados oportunamente, geralmente por um supervisor.

As folhas de formulário, que mesmo manuscritas compõem um excelente banco de dados, devem ser numeradas, e arquivadas por certo tempo (usual 6 meses a 1 ano) para possíveis ou eventuais consultas e análises. Adicionalmente podem também ser digitadas, por exemplo, em forma de planilha, e aí, com muita facilidade, podem prestar-se a várias análises de muita utilidade: consumos por OS, por usuário, por período, de qualquer item por cada usuário, etc., etc..

Importante: de nada adianta todo o sitema se não houver “disciplina”. Em muitos casos é conveniente destacar o procedimento, em forma de “aviso”: “É obrigatória a anotação de qualquer entrada ou saida, independente da quantidade ou motivo”.

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