Ata de Reunião – como, quando e porque fazer – modelo grátis

Charbel Atalla Antonio


Registrar em uma ata as decisões tomadas em uma reunião “operacional” geralmente é muito útil.

Na prática porém, exceto quando “obrigatório”, não é algo que se faça com freqüência.
Não é considerado algo agradável de se fazer – quase ninguém gosta de fazer.


Reunião com um fornecedor, com um cliente, com outro “departamento”, com os sócios do sítio...

Um fato é que para a maioria das reuniões “sérias”, onde se tomam decisões, a mera existência de uma ata normalmente será motivação adicional e “concreta” para que o “combinado” se realize – chegando mesmo a “inibir” possíveis idéias “criativas” para possíveis “desvios”...

Outro fato é que geralmente evitamos ser o redator da ata – por comodismo ou também por um certo receio de não saber faze-lo adequadamente.
Vamos fazer aqui uma análise rápida desses dois aspectos, e eu aposto que se você estava concordando com eles, você vai mudar totalmente de idéia.

• Quanto ao “receio”
Nós o temos essencialmente em função de achar que podemos deixar de anotar alguma coisa importante – esquecer.
Tenha em mente então o seguinte: sua “obrigação”, como “redator” da ata é tão somente anotar o que for falado. Se algum aspecto não for abordado a culpa não é sua.
Segundo: para não esquecer de anotar itens importantes, inclusive “detalhes” como relacionar os participantes e outros, você pode simplesmente usar um roteiro, um check-list. O uso de um formulário como os das figuras abaixo já ajuda bem – o 1o. é p/ anotação manuscrita e o 2o. está formatado p/ dogitação.

• Quanto ao “comodismo”
Esse aspecto é muito interessante. É o seguinte: se você não é realmente uma pessoa acomodada e, pelo contrário, é ambicioso, deseja evoluir sempre, cada vez mais, então reflita e perceba que fazer a ata de uma reunião é uma excelente oportunidade nessa direção.
Por quê? Porque, como redator da ata, você não tem a obrigação de anotar aspectos importantes não abordados, porém tem o direito e a melhor oportunidade de “cobrá-los” dos participantes. Direitos sem obrigações – quer melhor que isso?
Inclua no seu “check-list” mental o tripé “custo – prazo – qualidade” e mais o 5W1H (se não conhece, leia o artigo), e então participe ativamente da reunião. Cobrando cada um desses aspectos sempre que necessário ou oportuno. E só não esqueça de ter a devida cautela para não se sobrepor (demais) às “autoridades” presentes...

Obs.:
1. Não esqueça de disponibilizar cópias da ata para todos “interessados” e não só para os participantes. Sempre o quanto antes possível.
2. Quanto ao “receio”, um aspecto que ainda também ocorre é “vergonha” por ter letra “feia”. Uma ata manuscrita com uma letra bonita pode ser uma ata bonita, mas o mais importante, junto com o conteúdo, é a legibilidade.


(clique na figura para ampliar)

(clique na figura para ampliar)


Obs.: nos comentários abaixo estão respondidaa as dúvidas mais frequentes sobre ata de reunião: como escrever, arquivar, etc..

Leia também: Como fazer uma reunião interessante e agradável

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