Como fazer uma reunião interessante e agradável

Charbel Atalla Antonio

Uma reunião específica, marcada entre os envolvidos para tratar de um assunto determinado, geralmente já é naturalmente interessante.

Na Internet já tem vários artigos muitos bons escritos sobre reuniões em geral. Caso queira ler, eu recomendo dois deles: um do Efetividade e outro do Portal O Gerente.



O problema mesmo costuma ser com as reuniões de rotina: a reunião mensal do condomínio, a reunião semanal com a diretoria, a semestral de pais de alunos, e por aí vai...

aaaahhhnn..., só de falar...



Dicas / sugestões para tornar as
reuniões de rotina interessantes e agradáveis:

1. Comece pelos “Assuntos Diversos”. Ao contrário do usual, onde esse espaço é sempre deixado para o fim – e não funciona – inicie a reunião oferecendo a oportunidade dos participantes trazerem novos assuntos, novas idéias. Limite esse espaço em 10 ou 15 minutos no máximo. Acabando ou não havendo “assuntos diversos”, a reunião normal, com os assuntos de rotina, deve se iniciar imediatamente – isso mantém a disciplina do horário de início. Os assuntos interessantes que surgirem devem ser anotados para serem retomados e devidamente discutidos posteriormente.

2. Tenha bons recursos áudio-visuais. Use e abuse da tecnologia: projetores (p/ expor gráficos, tabelas, fotos, etc.), teclados e mouses sem fio não são mais coisas raras e caras – e são utilíssimos em reuniões. Microfone sem fio, gravador, câmera fotográfica, etc.. O mínimo que você deve ter é um quadro branco – ou até mesmo a velha lousa e giz...

3. Mantenha um clima produtivo e cordial. Não permita extremos: “brainstorming” só se consciente e combinado; “censura” só se inevitável; “deboches”, nem pensar.

4. Permita ou providencie algumas “comodidades”: água, balinhas ou bolachinhas, pequenos intervalos se a reunião for se estender além de 1 a 2 horas, etc. Acomodações (separadas) e distração (revistas, TV, etc.) para eventuais “acompanhantes” (ou “similares”). Papel e caneta p/ quem precisar, uma ou mais calculadoras sobre a mesa, etc..

5. Encerre recapitulando e destacando os objetivos e resultados.


Sobre resultados, se desejar veja, também no Portal O Gerente, uma piada-historinha muito boa.

Observação: um aspecto à parte, mas muito importante para uma boa reunião é verificar e assegurar condições adequadas de “conforto”: iluminação, temperatura, ventilação, acústica, visão (em todos os lugares), visual (estética do ambiente), acomodações (mesa, cadeiras), etc..

Também aqui no Operando Bien: Ata de Reunião – como, quando e porque fazer e vários outros assuntos de interesse - veja o Índice de Artigos - para quem costuma conduzir ou participar de reuniões.

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