Como fazer uma reunião interessante e agradável

Charbel Atalla Antonio

Uma reunião específica, marcada entre os envolvidos para tratar de um assunto determinado, geralmente já é naturalmente interessante.

Na Internet já tem vários artigos muitos bons escritos sobre reuniões em geral. Caso queira ler, eu recomendo dois deles: um do Efetividade e outro do Portal O Gerente.



O problema mesmo costuma ser com as reuniões de rotina: a reunião mensal do condomínio, a reunião semanal com a diretoria, a semestral de pais de alunos, e por aí vai...

aaaahhhnn..., só de falar...



Dicas / sugestões para tornar as
reuniões de rotina interessantes e agradáveis:


1. Comece pelos “Assuntos Diversos”. Ao contrário do usual, onde esse espaço é sempre deixado para o fim – e não funciona – inicie a reunião oferecendo a oportunidade dos participantes trazerem novos assuntos, novas idéias. Limite esse espaço em 10 ou 15 minutos no máximo. Acabando ou não havendo “assuntos diversos”, a reunião normal, com os assuntos de rotina, deve se iniciar imediatamente – isso mantém a disciplina do horário de início. Os assuntos interessantes que surgirem devem ser anotados para serem retomados e devidamente discutidos posteriormente.

2. Tenha bons recursos áudio-visuais. Use e abuse da tecnologia: projetores (p/ expor gráficos, tabelas, fotos, etc.), teclados e mouses sem fio não são mais coisas raras e caras – e são utilíssimos em reuniões. Microfone sem fio, gravador, câmera fotográfica, etc.. O mínimo que você deve ter é um quadro branco – ou até mesmo a velha lousa e giz...

3. Mantenha um clima produtivo e cordial. Não permita extremos: “brainstorming” só se consciente e combinado; “censura” só se inevitável; “deboches”, nem pensar.

4. Permita ou providencie algumas “comodidades”: água, balinhas ou bolachinhas, pequenos intervalos se a reunião for se estender além de 1 a 2 horas, etc. Acomodações (separadas) e distração (revistas, TV, etc.) para eventuais “acompanhantes” (ou “similares”). Papel e caneta p/ quem precisar, uma ou mais calculadoras sobre a mesa, etc..

5. Encerre recapitulando e destacando os objetivos e resultados.


Sobre resultados, se desejar veja, também no Portal O Gerente, uma piada-historinha muito boa.

Observação: um aspecto à parte, mas muito importante para uma boa reunião é verificar e assegurar condições adequadas de “conforto”: iluminação, temperatura, ventilação, acústica, visão (em todos os lugares), visual (estética do ambiente), acomodações (mesa, cadeiras), etc..

Também aqui no Operando Bien: Ata de Reunião – como, quando e porque fazer e vários outros assuntos de interesse - veja o Índice de Artigos - para quem costuma conduzir ou participar de reuniões.

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2 comentários:

Roselaine UNIP-CSA disse...

Assuntos úteis, necessários e de fácil assimilação, com certeza dividirei este com o meu grupo de faculdade, que no momento preparam como trabalho, um evento. Muito obrigado por este e por outros artigos que você disponibilizou em seu blog, que mais profissionais possam dividir seu conhecimento pensando em alcançar a excelência nos serviços prestados no Brasil.
Valeu!

Nilcy Hellen disse...

Nilcy Hellen

Gostei muito,me ajudou,e tenho certeza que con essas dicas vou ser uma mediadora excelente.
tenho 14 anos
moro em São Paulo