Não-Conformidades – o que são, como administrar

Charbel Atalla Antonio


Uma entrega atrasada. Um produto defeituoso. Um material fora da especificação. Uma jantar mal servido. Dormir numa reunião. Perder a competitividade.

Não-Conformidade é qualquer fato que se apresenta não-conforme o esperado.

Devemos entender então que o ideal seria a inexistência de não conformidades?
Absolutamente não!

Pelo contrário, devemos sim, reconhecer e entender que praticamente todo progresso, toda invenção, toda melhoria, são conseqüentes de não-conformidades!
Não-conformidades são alertas de problemas. Não-conformidades são avisos de necessidade de correções – avisos de oportunidades de melhoria!
Quem assimila bem este conceito adquire postura e conduta que podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso, ou até entre o sofrimento e a felicidade!

Então quanto mais não-conformidades melhor?
Claro que também absolutamente não.

Qual o ideal então?
É não deixar de perceber nenhuma não-conformidade. Mais ainda, o ideal é não deixar de perceber nenhum “risco” de não-conformidade – as quase-não-conformidades.

Como fazer isso na prática, na empresa?

Compreendendo bem o conceito, a atenção para o assunto, para as oportunidades de melhoria, é praticamente automática.

Para assegurar e disseminar essa conduta numa empresa, o ideal é implantá-la na forma de um procedimento. Determinar que toda não-conformidade seja registrada. Preferencialmente por escrito. De alguma forma sistematizada, padronizada. De maneira a se prestar adequadamente às suas legítimas finalidades em relação aos problemas e correspondentes oportunidades de melhoria: caracterização, classificação, controles de freqüência e evolução, análise e identificação de causas, determinação de ações, acompanhamento, histórico, etc.
A ênfase maior deve ser na formação do conceito. Compreender que o processo de percepção e tratamento de não-conformidades oferece um potencial muito grande de oportunidades. Compreender que é uma das fases principais do PDCA. Compreender que kaizen não existe sem atenção para não-conformidades. Que o registro e tratamento de não-conformidades é requisito de qualquer Sistema de Qualidade. Que o registro e tratamento de não-conformidades é condição para certificações de processo como as referentes à ISO9000.
Compreender que as quase-não-conformidades são tão ou mais importantes que as não-conformidades. Perceber e tratar quase-não-conformidades é prevenção, proatividade, antecipação e maximização de melhorias – caminho certo para a busca contínua da excelência.

Compreendido o conceito, determinados e esclarecidos os objetivos, um simples formulário contendo os campos determinados geralmente é o necessário e suficiente para assegurar o processo – e o seu sucesso.

O formulário abaixo é um mero exemplo. É adequado e suficiente para muitos casos, de maneira geral. Mas, você pode, ou deve, desenhar e personalizar o seu próprio formulário.

(clique na figura para ampliar)







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